Obowiązki organizacji pozarządowych

Stowarzyszenia działają w oparciu o ustawę z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2020 r. poz. 2261) zwaną dalej „ustawą”. Działalność stowarzyszenia jest nadzorowana przez starostę właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia, w zakresie zgodności jego działania z przepisami prawa i postanowieniami statutu tj. wszystkie stowarzyszenia zarejestrowane na terenie powiatu włocławskiego nadzorowane są przez Starostę Włocławskiego. Organ nadzorujący ma prawo w wyznaczonym terminie żądać:

1. dostarczenia przez zarząd stowarzyszenia odpisów uchwał walnego zebrania członków;
2. niezbędnych wyjaśnień od władz stowarzyszenia.

Organ nadzorujący sprawuje również kontrolę nad działalnością stowarzyszenia będącego instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 z późn. zm.) o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w zakresie zgodności jego działania z przepisami tej ustawy. Instytucje obowiązane mają obowiązek podejmowania określonych działań celem przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.

Oprócz uprawnień i praw wskazanych w ustawie stowarzyszenia powinny również terminowo realizować obowiązki względem organu nadzorującego. Czynności te uzależnione są od rodzaju prowadzonego stowarzyszenia i należą do nich w szczególności:

1. w przypadku stowarzyszeń zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – zmiany, które zachodzą w organizacji muszą być zgłoszone do KRS-u nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis, czyli takiego, którego skutkiem jest zmiana danych podlegających zgłoszeniu, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Do zmian, które wymagają zgłoszenia należą:

• oznaczenie rodzaju organizacji (czyli czy jest to stowarzyszenie, fundacja czy związek stowarzyszeń),
• nazwa/zmiana nazwy organizacji,
• dane o wcześniejszej rejestracji, jeśli miała miejsce (czyli nazwa rejestru, nazwa sądu prowadzącego rejestr, numer w rejestrze),
• siedziba/zmiana siedziby organizacji,
• adres/zmiana adresu organizacji,
• informacje o statucie (informacje o sporządzeniu lub zmianie statutu, co obejmuje: datę sporządzenia lub zmiany statutu, w przypadku zaś zmiany statutu także oznaczenie zmienionych paragrafów, w wypadku ustalenia nowego tekstu statutu – zaznaczenie tej okoliczności),
• cele/zmiana celów dla których została powołana organizacja,
• czas, na jaki została utworzona organizacja,
• organ sprawujący nadzór (np. minister, starosta powiatu),
• organ uprawniony do reprezentacji/zmiana organu uprawnionego do reprezentacji organizacji (jego nazwa, sposób reprezentacji sposobu reprezentacji, dane osób wchodzących w skład np. zarządu),
• organ nadzoru wewnętrznego/zmiana organu nadzoru wewnętrznego organizacji, np. rada fundacji, komisja rewizyjna (jego nazwę i dane osób wchodzących w skład),
• dane/zmiana danych posiadanych przez organizację jednostek terenowych lub oddziałów (nazwę, siedzibę, adres jednostki terenowej),
• wniosek o ubieganie się o status pożytku publicznego/zmiana informacji o statusie organizacji pożytku publicznego/wykreślenie statusu organizacji pożytku publicznego,
• wniosek o zarejestrowanie działalności gospodarczej/zmiana informacji o działalności gospodarczej/wykreślenie działalności gospodarczej
• złożenie sprawozdania finansowego - tylko organizacje wpisane do rejestruj przedsiębiorców.

2. w przypadku uczniowskiego klubu sportowy (UKS) lub klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej – zmiany, które zachodzą w organizacji należy zgłaszać w terminie 14 dni od chwili zaistnienia, czyli podjęcia stosownej uchwały do starosty właściwego ze względu na siedzibę klubu, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Do zmian, które wymagają zgłoszenia należą:

• nazwa, siedziba oraz adres klubu sportowego,
• imiona, nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej,
• informacje o statucie: datę jego uchwalenia, datę zmiany statutu,
• dane osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych,
• cel działania,
• teren działania,
• datę wykreślenia klubu sportowego z ewidencji,

3. w przypadku stowarzyszeń zwykłych – zmiany, które zachodzą w organizacji muszą być zgłoszone organowi nadzorującemu w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia uzasadniającego zmianę danych, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Do zmian, które wymagają zgłoszenia należą:

• nazwa stowarzyszenia zwykłego, jego cel lub cele, teren i środki działania oraz adres siedziby,
• imię i nazwisko przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo członków zarządu oraz sposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego przez zarząd, o ile regulamin działalności przewiduje ten organ,
• imię i nazwisko członków organu kontroli wewnętrznej, o ile regulamin działalności przewiduje ten organ,
• informacje o regulaminie działalności i jego zmianach,
• informację o posiadaniu statusu organizacji pożytku publicznego,
• informacje o przekształceniu lub rozwiązaniu stowarzyszenia zwykłego,
• imię i nazwisko likwidatora stowarzyszenia zwykłego,
• informacje o zastosowaniu wobec stowarzyszenia zwykłego środków, o których mowa w rozdziale 3 ustawy.

Stowarzyszenie zwykłe ma także obowiązek informować o zmianie adresu zamieszkania przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie albo członków zarządu oraz członków organu kontroli wewnętrznej, o ile regulamin działalności przewiduje ten organ.

Obowiązki stowarzyszeń wynikają również z zapisów zawartych w przyjętych statutach i regulaminach, które wskazują m.in. częstotliwość przeprowadzania Walnych Zebrań Członków a także posiedzeń Zarządu. Dokumentacja z  odbytego Walnego Zebrania (w tym protokół, podjęte uchwały i lista obecności) powinna zostać przekazana do organu nadzorującego niezwłocznie, stanowi bowiem ona akta ewidencyjne organizacji.

Zaznaczam, że w przypadku stowarzyszeń, których organem rejestrowym jest Starosta przekazywanie przedmiotowych informacji jest konieczne do prowadzenia ewidencji i aktualizacji danych w niej zawartych. Niespełnienie tego obowiązku skutkować może odmową wydania odpisu z właściwej ewidencji.

Sprawy związane z realizacją zadań starosty wynikających z ustawy Prawo o stowarzyszeniach prowadzone są przez Wydział Edukacji i Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego we Włocławku. Informacji udziela pracownik wydziału Emilia Kordylewska, tel. 54 230 46 27, e-mail: